Pelatihan Pengembangan Sekretaris Profesional

Untuk dapat meningkatkan wawasan pelayanan prima dan untuk dapat membantu mengatasi berbagai permasalahan administratif, para sekretaris pimpinan di lingkungan Unpad mengikuti kegiatan Pelatihan Sekretaris. Acara diselenggarakan mulai hari Jumat s.d. Minggu (17-19/10) di kawasan Vila Istana Bunga Lembang, Bandung.

Pelatihan Sekretaris ini dibuka oleh Rektor Unpad, Prof. Ganjar Kurnia. Prof. Ganjar sangat peduli dengan kemampuan para sekretaris meningkatkan dan mengembangkan kemampuan dirinya, terutama berkaitan dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari. Seperti apa yang sering disampaikan dalam berbagai kesempatan berpidato, Prof. Ganjar juga menegaskan bahwa pelayanan yang terbaik harus selalu diberikan kepada para stakeholders Unpad. Pihak pertama yang akan menghadapi para stakehoders itu adalah para sekretaris. Bahkan, secara rinci disampaikan pula bagaimana sebaiknya berbagai surat diarsipkan, misalnya dengan menggunakan teknologi scanner, dan disimpan dalam bentuk digital, dan kemudian bisa langsung diumumkan melalui website.

Kegiatan pelatihan yang dikelola oleh Kantor Pembantu Rektor Bidang Kerjasama ini diikuti oleh 34 orang sekretaris dari kantor pusat, fakultas, lembaga, dan program di lingkungan Unpad. Rombongan berangkat menggunakan dua unit bus Unpad.

Pembicara yang dihadirkan adalah Dra. Berta Musti, M.M. dari LPKIA, dan Neneng Nurlaela dari Biofarma, peraih Asia Pasific Secretary Award 2006.

Instruktur sedang memberikan materi dalam pelatihan sekretaris

Catur Retno Wulandari (32), salah seorang peserta, yang sampai kini bertugas di kantor Sekretariat Rektor, menyatakan bahwa materi yang disampaikan dalam pelatihan sekretaris tersebut sesuai dengan kebutuhan kerja sehari-hari. Misalnya, materi yang diberikan antara lain pengetahuan tentang Profesi, Fungsi dan Tugas Sekretaris Profesional, Secret Service of Secretary (Etika Kerja dan Agenda Kerja Pimpinan), bagaimana menangani surat-surat, termasuk mengelola arsip. Semua itu sangat akrab dengan pekerjaannya sehari-hari sebagai sekretaris.

Selain itu, acara di hari kedua yang dibuka dengan berbagai permainan, membahas tentang Efisiensi dan Efektivitas Kerja Sekretaris, Office Automation, serta Rangkuman dan Aplikasi di Tempat Kerja.

Berbagai pendapat mengenai kinerja, fungsi, dan posisi sekretaris muncul dalam setiap diskusi selama pelatihan tersebut. Salah satu yang menjadi pembahasan paling menarik misalnya permasalahan jenjang karir. Jenjang karir para sekretaris di lingkungan Unpad berbeda dengan sekretaris di perusahaan-perusahaan besar. Di perusahaan, biasanya sekretaris dapat bertugas hingga puluhan tahun. Namun, di Unpad kemungkinan itu kecil, mengingat pegawai negeri suatu ketika ada masanya dipindahkan tugasnya dari satu unit kerja ke unit kerja lainnya. Bahkan bisa jadi walaupun awalnya bertugas menjadi sekretaris, suatu ketika memegang tugas atau posisi di fungsi-fungsi yang lain.

“Suasana yang terbangun selama pelatihan cukup menyenangkan dan komunikasi dengan sesama peserta dan dengan instruktur juga komunikatif. Kami bisa saling berbagi informasi tentang tugas, permasalahan, dan lain-lainnya. Namun, mungkin kami juga perlu memberi masukan agar dalam melaksanakan kegiatan pelatihan yang serupa, fasilitas yang memadai sesuai materi yang diberikan akan sangat diperlukan. Termasuk juga fasilitas untuk simulasi agar dapat berjalan sesuai rencana secara optimal,” tutur Wulan mewakili peserta lainnya. (www)