[Kanal Media Unpad] Universitas Padjadjaran menerima kunjungan studi tiru dari Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya terkait strategi kualitas pelayanan Unit Layanan Terpadu (ULT), pengelolaan persuratan dan kearsipan digital, serta penerapan sistem Keamanan dan Keselamatan Kesehatan Kerja Lingkungan (K3L). Kunjungan diterima di Ruang Rapat Bersama Lantai 2 Gedung Rektorat Unpad, Jatinangor, pada Kamis, 28 November 2024.
“Mudah-mudahan dicukupkan waktunya untuk kami menimba ilmu di sini (Unpad),” ujar Sri Lestari, S.ST. selaku Kepala Bagian Administrasi Umum dan Kearsipan Digital ITS.
Studi tiru ini difokuskan pada tiga area utama yang dianggap vital dalam meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan di lingkungan kampus. Salah satu aspek yang dipelajari adalah pengelolaan ULT yang diharapkan dapat mempercepat dan mempermudah akses layanan administratif bagi mahasiswa, staf, dan masyarakat. Saat ini, Unpad telah menerapkan sistem terpadu yang memudahkan pengelolaan berbagai layanan secara lebih efisien dan transparan.
“ULT sebagai ujung tombak layanan juga berupaya untuk memperluas penerapan Zona Integritas (ZI) . Ketika ZI ini didesentralisasi ke fakultas, ternyata salah satu syaratnya adalah fakultas juga harus memiliki ULT. Oleh karena itu, kami melakukan penguatan ULT di tingkat fakultas, serta melakukan integrasi helpdesk fakultas dengan PPID pusat,” papar Ahmad Baehaqi, S.Si., MT. selaku Sekretaris Direktorat Kelembagaan dan Tata Kelola
Selain itu, pengelolaan persuratan dan kearsipan digital juga menjadi fokus utama, di mana Unpad telah menggunakan sistem digital untuk pengelolaan dokumen dan data. Penggunaan teknologi ini memungkinkan pengelolaan arsip yang lebih aman, cepat, dan efisien, yang diharapkan dapat diadopsi di ITS untuk meningkatkan sistem administrasi kampus.
Tak kalah penting, ITS juga mendalami penerapan sistem K3L yang telah diterapkan oleh Unpad. Sistem ini berfokus pada menciptakan lingkungan kampus yang aman, sehat, dan nyaman untuk seluruh sivitas akademika, serta memastikan bahwa kebijakan K3L diimplementasikan dengan baik di setiap aspek kegiatan kampus.
Pada kesempatan kali ini, turut hadir antara lain Direktur Kelembagaan dan Tata Kelola Unpad Ika Komalasari, ST., M.Ak., Kepala Kantor Komunikasi Publik Unpad Dandi Supriadi, M.A. (SUT), PhD., Kepala Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Digital, Okki Mahendra Daniswara, S.Si., MT., dan beberapa pejabat pengelola lainnya.
Kunjungan studi tiru ini mencerminkan komitmen Unpad dan ITS untuk terus berinovasi dalam meningkatkan kualitas layanan kampus. Dengan berbagi pengetahuan dan pengalaman antara Unpad dengan ITS, diharapkan dapat mempercepat transformasi digital serta meningkatkan sistem pengelolaan yang lebih efisien dan aman.*
