[Unpad.ac.id, 29/03/2016] Setelah menggelar bimbingan teknis untuk Pejabat Pengelola serta Kepala Bagian dan Subbagian di lingkungan Unpad, Bimbingan Teknis Aplikasi E-Office juga digelar untuk Ketua Program Studi, Kepala Departemen, Ketua Unit Penjaminan Mutu, Kepala Perpustakaan, Kepala Laboratorium/Studio, serta Kepala Pusat Studi di Lingkungan Unpad pada 29 – 30 Maret di Gedung Pusat Pelayanan Basic Science Unpad Kampus Jatinangor.
Direktur Tata Kelola dan Komunikasi Publik Unpad Dr. Soni A. Nulhaqim, S.Sos., M.Si., mengatakan, aplikasi e-office ini diharapkan dapat diterapkan oleh seluruh civitas academica maupun tenaga kependidikan Unpad.
“Melalui bimtek yang digelar sekarang, jika prodi dan departemen memahami dan melaksanakan e-office ini maka pelayanan bisa cepat dan tingkat kesalahan nol persen,” kata Dr. Soni saat ditemui di sela pelaksanaan bimtek, Selasa (29/03).
Seperti diberitakan sebelumnya, e-office merupakan sistem administrasi perkantoran berbasis online yang sudah diterapkan Unpad pada awal 2016. Sistem ini diharapkan dapat meningkatkan kecepatan sistem administrasi perkantoran dengan tingkat kesalahan yang minim, serta mampu meningkatkan kualitas pelayanan di lingkungan Unpad.
Lebih lanjut Dr. Soni mengatakan, pelayanan e-office ini merefleksikan Pola Ilmiah Pokok Unpad “Bina Mulia Hukum dan Lingkungan Hidup”. Dari aspek lingkungan hidup, pelayanan e-office dapat meminimalisasi penggunaan kertas untuk surat menyurat.
“Kertas kan dibuat dari serbuk pohon. Jika banyak menggunakan kertas, maka ini akan berpengaruh pada ekosistem lingkungan,” ujarnya.
Dari segi hukum, e-office telah dikukuhkan melalui Peraturan Rektor No. 1 Tahun 2016 tentang Sistem Perkantoran Elektronik di lingkungan Unpad, serta Peraturan Rektor No. 2 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas dan Kode Surat. “Ini sudah mencerminkan ada kepastian hukum,” tambahnya.
Berdasarkan peraturan Rektor tersebut, Dr. Soni mengungkapkan, e-office harus diterapkan secara efektif pada akhir Maret. Untuk itu, penerapan e-office ini akan dilakukan evaluasi oleh tim terkait pada akhir Maret ini. Evaluasi tersebut guna mengetahui apakah penerapan e-office di Unpad sudah sesuai atau belum.
Sosialisasi dan bimtek e-office ini juga akan dilakukan kepada mahasiswa pengelola lembaga kemahasiswaan universitas dan fakultas. “Kita akan lakukan di bulan April,” pungkas Dr. Soni.*
Laporan oleh: Arief Maulana / eh
