[Unpad.ac.id, 2/12/2016] Universitas Padjadjaran siap melaksanakan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sesuai dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 1 Ayat (22) tentang Kearsipan. Dalam Undang-undang tersebut disebutkan bahwa pelaksanaan JRA diwajibkan bagi lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, serta perseorangan.
Kepala Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kearsipan Unpad, Prof. Dr. H. Nandang Alamsah Deliarnoor, M.Hum., menuturkan, kesiapan Unpad dalam melaksanakan JRA sudah lama dilakukan melalui proses yang lumayan panjang. Pelaksanaan JRA ini harus terlebih dahulu mendapatkan izin dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
“Pada Juli tahun ini, kita mendapatkan izin dari ANRI untuk melaksanakan JRA,” kata Prof. Nandang saat menyampaikan presentasi dalam Sosialisasi JRA dan Gerakan Tertib Arsip Sebagai Pilar Akuntabilitas (Getar Pikat) Unpad, di Bale Rucita Gedung Rektorat Unpad Jatinangor, Jumat (2/12).
Acara tersebut digelar UPT Kearsipan Unpad dan diikuti para Kepala Bagian, Kepala Subbagian, Tenaga Arsiparis, dan Calon Tenaga Arsiparis di lingkungan Unpad. Turut hadir Wakil Rektor Bidang Sumber Daya dan Tata Kelola Unpad, Dr. Sigid Suseno, M.Hum., dan Direktur Tata Kelola dan Komunikasi Publik/Kantor Internasional Unpad, Ade Kadarisman, S.Sos., M.T., M.Sc.
Sebelum mendapatkan izin ANRI, Unpad sendiri telah mengeluarkan 3 Peraturan Rektor pada 2015 terkait pelaksanaan JRA, yaitu PR No. 6, 7, dan 8 tahun 2015. Pasca ditetapkannya peraturan tersebut, UPT Kearsipan kemudian mengirimkan berkas perizinan JRA ke ANRI sekitar Juli 2015. Setahun kemudian, izin ANRI akhirnya dikeluarkan untuk Unpad.
Lebih lanjut Prof. Nandang mengatakan, Unpad setidaknya selangkah lebih maju dalam mengimplementasikan JRA. Hal ini mengemuka dalam pertemuan ANRI dengan 11 PTN Badan Hukum beberapa waktu lalu. Dalam pertemuan tersebut, hanya Unpad yang telah mendapatkan izin pelaksanaan JRA dari ANRI.
“Kenapa kita bisa mendapat izin? Karena kita punya apa yang disyaratkan dalam JRA, yaitu tata naskah dinas, JRA, klasifikasi arsip, dan klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis. Empat hal ini sudah dibuat Peraturan Rektornya,” papar Prof. Nandang.
Berdasarkan penjelasan UU No. 43 Tahun 2009, disebutkan bahwa JRA merupakan daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Dengan kata lain, JRA merupakan aktivitas penyusutan arsip kelembagaan. Prof. Nandang menjelaskan, proses penyusutan ini dilakukan dengan memperhatikan secara baik suatu arsip dengan menentukan nasib akhirnya, yaitu untuk dipindahkan ke record center, dimusnahkan, atau diserahkan permanen ke lembaga kearsipan.
Lebih lanjut dalam Perakturan Rektor tentang JRA disebutkan bahwa pelaksanaan JRA di Unpad mencakup JRA Substantif dan JRA Fasilitatif. JRA Substantif mencakup aneka arsip terkait aktivitas Tridharma Perguruan Tinggi. Sedangkan JRA Fasilitatif mencakup aneka arsip terkait aktivitas perkantoran dan kelembagaan yang dilakukan Unpad.
“Aspek hukum ini sudah cukup, kita tinggal memainkannya,” kata Prof. Nandang.
Saat membuka kegiatan, Dr. Sigid menyampaikan bahwa aktivitas kearsipan telah menjadi salah satu fokus Unpad sesuai dengan amanat Undang-undang. Ini disebabkan kearsipan saat ini masih belum dianggap penting oleh sebagian besar instansi. Dengan adanya aplikasi e-Office, kata Dr. Sigid, Unpad seharusnya bisa lebih mudah melakukan arsip dokumen.*
Laporan oleh: Arief Maulana / eh
